Schrijf alles op wat je weet

Het lijkt aantrekkelijk: iedereen schrijft op wat hij weet en we maken die kennis toegankelijk via een Intranet, Exchange of Lotus Notes.

Zo zou je de naïeve droom van kennismanagement kunnen omschrijven.

Is het zo simpel? Neen. Er is het fundamentele fenomeen van de onbewuste kennis.

Ervaar het zelf

Nemen we als voorbeeld een taak waarin elk van ons expert is: autorijden. Wie recent zoon- of dochterlief heeft leren rijden kent heel goed het verschil tussen iets zelf kunnen en het ook kunnen uitleggen.

Dit is een korte oefening die je alleen kunt doen, maar die des te leuker is in groep.

Opdracht: “Probeer precies te beschrijven hoe u rechts achteruit parkeert tussen twee auto's, zodat iemand anders het ook kan. U mag ervan uitgaan dat die persoon al weet hoe hij een auto bedient.”

• Je krijgt vast en zeker verschillende reacties, zoals:
• Ik kan het wel, anders was ik hier niet geraakt, maar hoe doe ik dat?
• Ik moet in gedachten kijken hoe ik rij. Door zo mezelf te observeren kan ik reconstrueren hoe het
• Ik hoop dat ik niets vergeten ben. Het zou beter zijn als ik mezelf op video zou opnemen, en dat achteraf mocht becommentariëren.
• Ik heb hier letterlijk de bewegingen zitten maken: stuurknuppel en versnelling met mijn handen bewogen, pedalen met mijn voeten. En die dan geobserveerd. 't Is precies of ik alleen een geheugen heb voor de bewegingen?
• Mijn autoleraar zei het volgende: “Je rijdt recht achteruit tot je de rechte stijl van het klein driehoekig achterste zijruitje kunt zien ter hoogte van de bumper van de auto waarachter je wil staan. Dan draai je naar binnen en rijd je achteruit tot je ziet dat de stijl van je voorruit ter hoogte van die bumper is gekomen. Op dat moment draai je weer recht.” Ik weet wel niet of ik dat nu nog zo doe!
• Toen ik leerde rijden wist ik hoe ik het deed, maar nu ben ik dat vergeten. Ik rij nochtans veel beter dan vroeger.
• Moet ik dat echt in woorden neerschrijven? Ik zou iemand zijn bewegingen begeleiden met de mijne, bijvoorbeeld door met twee sturen te rijden.
• Ik heb bij het rijden gewoonweg de tijd niet om na te denken.

Model-leren

Je merkt dus dat je aan beter bronnenmateriaal geraakt door mensen in een concrete actie te observeren.

En als je de verschillende beschrijvingen van de mensen bijeenlegt, dan merk je dat je een veel betere beschrijving kunt maken. Door deze beschrijving te testen in de praktijk kan je zien of er nog gaten inzitten.

Heel dat proces heet modelleren of -met een woordspel- model-leren, leren door een model te maken dus.

Ook in de andere richting is het niet evident. Iemand die een goede beschrijving leest van het parkeren, kan het daarom niet direct. Aanleren door oefenen is essentieel.

Er zijn dus transformatieprocessen tussen
enerzijds actiekennis of latente kennis (tacit knowledge) die grotendeels onbewust is, en impliciet is in gedragsvoorbeelden
en expliciete kennis anderzijds.

Het is wel mogelijk om een beschrijving te maken van wat iemand weet, maar zo’n beschrijving komt er niet vanzelf. Kennis modelleren is een vak.

Zomaar opschrijven wat je weet is dus geen eindproces, maar een startproces. Het levert ruw materiaal op: één van de kennisbronnen waaruit je vervolgens adequate kennismodellen destilleert.

Wegwijzers vs. selfservice

Het is dus duidelijk nodig om voorzichtig te zijn met kennis die iemand anders opgeschreven heeft. Die mag in eerste instantie niet los gezien worden van de auteur, of beter de expert, die competent is, d.w.z. die bewezen heeft dat hij in de praktijk resultaten haalt.

Wat hij opgeschreven heeft is zeker nuttig. Een typische situatie waarin dergelijke kennisbronnen nuttig kunnen zijn, is de volgende: “Hallo expert, ik heb op ons intranet gezien dat je iets geschreven hebt over X. Dat inspireert mij om zoiets toe te passen op mijn probleem. Kan je mij helpen?”. En de expert zelf heeft op zijn beurt een geheugensteuntje, dat weliswaar nog onvolledig is.
Wat de expert opgeschreven heeft zijn dus zowel ‘wegwijzers’ naar de expert zelf, als naar verdere kennis die alleen bij hem of haar te vinden is.

Als de kennis niet grondig gemodelleerd is, en het model niet grondig getest, dan is het erg gevaarlijk om die kennis zomaar in ‘selfservice’ toe te passen. Pas na grondig modelleren en testen is expliciete kennis ten volle matuur.

Dergelijke inzichten zijn belangrijk. Ze maken van kennismanagement meer dan een voorbijgaande mode, en vermijden dat het kind met het badwater weggegooid wordt.

Voorheen verschenen in Vacature