Het spontane, informele en zelforganiserende karakter van Communities of Practice is essentieel voor een goede en creatieve kennisdoorstroming. (Zie: Van Netwerk tot Zelforganiserende Community.)
Maar informele CoP’s botsen soms op beperkingen, en dan is het aangewezen ook enkele formele zaken toe te voegen aan het informele.
Waar liggen de grenzen aan het informele?
Vanuit de CoP's is er bvb.
- Het maken en verbeteren van werktuigen kost op een bepaald moment zoveel tijd dat het echt niet meer tussendoor kan. Kan er “officiële” tijd en geld van de organisatie komen? Hoeveel kan een CoP-coördinator formeel vragen aan een lid, en hoe is de relatie met de hiërarchische chef?
Idem om cursussen te volgen…
Idem om de CoP te coördineren… - Websites maken vereist soms technische ondersteuning. Kan de officiële organisatie die leveren?
- Vaak zijn er ideeën om de Practice te verbeteren. Maar deze vereisen bvb. het wijzigen van de processen. Wie zijn dan de officiële contactpersonen? Aan wie legt de CoP de aanbevelingen voor? Hoe wordt ze een officiële gesprekspartner?
Vanuit de organisatie als geheel zijn er ook vragen:
- Houdt een CoP zich met relevante dingen bezig?
Zitten de kosten en baten goed bij het verbeteren van jobhulpmiddelen? - Betrekt de CoP iedereen uit het vakdomein voldoende? Of is er kliekjesvorming?
Worden nieuwelingen in het vak opgenomen en ondersteund? - Kent de CoP de doelstellingen van de organisatie en draagt ze er toe bij?
Of vormt een CoP een soort vakbond zoals de Gilden in de middeleeuwen? - Vormen al die websites geen wildgroei? Hoe vinden niet leden ook interessante documenten?
In een grote organisatie had een informele CoP een website op het Internet gemaakt. Maar niet iedereen in de organisatie had hier toegang voor. Daarenboven was die zwak beveiligd en konden documenten in handen van onbevoegden komen. - Hebben we voor alle belangrijke kennisdomeinen CoP’s?
Hebben we voldoende topexperts?
Is er voldoende expliciete kennis gedocumenteerd? - Worden de CoP’s goed gemanaged?
CoP’s in belangrijke kennis domeinen worden dan ook gemanaged met een sponsor, doelstellingen en budgetten.
Typische elementen zijn:
- De CoP maakt een charter met haar missie, en de scoop van haar activiteiten
- De coördinator is een officiële part time functie
- Iemand uit het hoger management is “sponsor”, en budgeteigenaar. Deze zorgt dat de activiteiten van de CoP en de doelstellingen van de organisatie op één lijn zitten.
In het bijzonder komt die met de CoP jaarlijkse objectieven en budgetten overeen. - De CoP doet het management aanbevelingen om de praktijk en processen te verbeteren, en het management vraagt adviezen aan de CoP.
Een CoP houdt zich bezig met de computerbeveiliging. Ze maakt aan de directie duidelijk dat computerbeveiliging niet alleen een technische kwestie is, maar ook een menselijke. Ze stelt voor om alle medewerkers een basisopleiding te geven. - CoP’s leiden nieuwe medewerkers op. Een vormingsafdeling helpt dan met de pedagogische technieken. Nieuwe medewerkers krijgen ook vaak een peter toegewezen die hen helpt om het vak meester te worden.
- CoP coördinatoren krijgen een opleiding over het managen van een CoP, en vormen een CoP precies daarover. De sponsor is typisch de kennismanager zelf.
- Er is een CoP kennismanagement. De CoP van CoP coördinatoren kan hier een deel van zijn.
- Informatica ondersteunt de CoP’s met virtuele bureau's e.d.
(Uittreksel uit mijn boek "Kennismanagement, de vierde Golf" (Kluwer 2005)
Reacties