Iedereen weet dat het moeilijk is om back-ups te maken van persoonlijke harde schijven, zeg maar de My Documents op de C:\. Om te beginnen staan de PC’s niet altijd aan.
Een veel voorkomende oplossing is om aan de gebruikers een persoonlijke netwerkschijf te geven, pakweg P:\.
Nu stellen nogal wat organisaties vast dat die persoonlijke netwerkschijven grote volumes beginnen aan te nemen. Om dat vanuit het perspectief van de infrastructuur beheersbaar te houden is de verleiding dan ook zeer groot om quota op te leggen: iets als 500 MByte per persoon of zo, de typische grootte van een memory-stick.
En dan komt er protest, en komt het ware probleem naar boven. Hoe komt het dat men zoveel schijfruimte nodig heeft? Toegegeven, er zijn wellicht enkelingen die wat MP3 bestanden verzamelen, maar dat is niet de kern van de zaak. Dezen kunnen trouwens die MP3 files gerust op hun harde schijf bewaren. De kern is dat heel wat personen persoonlijke klassementen aanhouden van nuttige informatie en kennis omdat die niet op een betrouwbare wijze in gedeelde klassementen zit. Als er gedeelde netwerkschijven zijn (zeg maar de G:\), dan ontbreekt er soms een passend klassement, of is het mogelijk passend klassement een puinhoop. Vaak is het eigenaarschap evenmin duidelijk en is er dus geen aanspreekpunt om het op te ruimen. Als de individuele medewerkers dan niet zelf een persoonlijk klassement aanleggen, dan kunnen er veel waardevolle documenten voor de organisatie verloren gaan. Blindweg quota opleggen kan dus slecht zijn voor de bedrijfskennis. Maar dat veel interressante documenten in ontoegankelijke persoonlijke klassementen zitten is dat evenzeer. Daarenboven zitten veel documenten gedupliceerd in veel individuele klassementen.
De ideale oplossing is natuurlijk dat men via Kennismanagement duidelijke eigenaars identificeert die de collectieve klassementen beheren. Maar niet alle domeinen zijn in een handomdraai goed georganiseerd.
Een tussenweg bestaat er dan in om gebruikers een tweede individueel klassement te geven, maar dat ditmaal collectief toegankelijk is. Zeg maar een collectieve I-schijf, waarbij elke gebruiker een folder heeft, bvb. I:\Warmoes Steven . De gebruiker steekt daar alle documenten in die hij of zij nuttig acht voor de organisatie, maar waarvoor geen geschikt collectief klassement is. Het voordeel hiervan is uiteraard dat de nuttige documenten voor het bedrijf wel toegankelijk zijn. En daarenboven heeft de kennismanager dan ook zicht op die domeinen waar het belangrijk is om een collectief klassement te stimuleren.
De persoonlijke P:\ dient dan enkel voor echt persoonlijke professionele documenten (bvb. rond evaluaties) en voor tijdelijk werk.
Op de persoonlijke P:\ kan men dan wel gemakkelijker quota opleggen.
Lost dit het probleem op van het totale schijfvolume? Niet ogenblikkelijk, omdat in eerste instantie de documenten verplaatst worden. Maar de klassementsproblemen worden wel zichtbaar, en dus beheersbaar. Het is pas bij het maken van goede collectieve klassementsafspraken dat de grote hoeveelheid duplicaten van documenten vermindert.
Maar er is wel een ander ogenblikkelijk voordeel: de documenten op de I:\ zijn nu wel toegankelijk, zeker als er een zoekmachine is.
dank zij de beperkte capaciteiten van het systeem dat niet toelaat om in dit veldje een afbeelding te plakken staat hier geen onzin. Maar u mist ook het grapje...
Geplaatst door: Hilde Aerts | 29 juni 2006 om 22:52
Een leuke anecdote : ik was verleden week een collectieve I-schijf aan het opkuisen (na vriendelijke vraag van onze IT). Bij ons kan ieder departement zomaar een share krijgen. Twee leuke (?) vaststellingen : een aantal personen hadden nog ettelijke Gbytes informatie, maar zelf hadden ze het bedrijf reeds verlaten. Daarnaast kwam ik ook 3 keer dezelfde info tegen (ook enkele G) die ook op ons intranet beschikbaar is, maar blijkbaar zijn sommige mensen bang dat die informatie zal verdwijnen en hebben ze graag een eigen kopie ter beschikking.
Geplaatst door: Marnix | 30 juni 2006 om 17:00
Marnix, ik denk dat je een heel relevant punt aanraakt: welke garantie geef je aan een gebruiker dat de informatie op het Intranet zal blijven, en zo ja, dat het op dezelfde plaats zal blijven, of op zijn minst vlot vindbaar zal blijven? Deze vragen zijn des te prangender naarmate het gaat om info die door een centraal punt gepubliceerd wordt, verder van de groep die de kennis regelmatig gebruikt.
En hoe geef je die garantie? Hoe is dat duidelijk op het scherm?
Als dat niet geregeld is, dan is het uiteindelijk weer maar best dat enkelen toch het document voor zich bewaren.
Zoals de oude spreuken zeggen
"First make it work, then optimise it"
of
"It's better to be approximately right than to be exactly wrong"
Geplaatst door: Steven Warmoes | 03 juli 2006 om 10:00