Noot van 29/03/2019: VDAB laat weten dat onderstaande niet meer actueel is. Dit belet niet dat geïnteresseerde lezers inspiratie kunnen vinden in onderstaande case.
Hoe werken Communities (of Practice) in de praktijk? De VDAB is sedert 2001 bezig met CoP’s en heeft dus een heel interessante ervaring. Roland Duchateau, kennismanager bij de VDAB, heeft het verhaal gedaan op de studiedag “Kennismanagement in de prakijk” van IT Works.
In 2001 startte KM bij de VDAB, en werd nagedacht hoe Communities hierin een rol konden spelen. Zoals de naam VDAB het suggereert (Vlaamse dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding), was het zonneklaar dat Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding twee domeinen zijn waarin de VDAB vrij unieke practices en métiers heeft, en waar CoP’s dus serieus kunnen bijdragen tot de competentie en de missie van de organisatie.
In 2002 startten er 3 CoP’s: KM-projectwerking, Vakgroep Metaal en ICT-support. (Het hadden er meer kunnen zijn, maar er waren hogere KM-prioriteiten dan CoP’s, zoals het verbeteren van de kennisverspreiding via documenten).
In 2003 startten er een 10-tal Communities o.a. rond didactiek bij beroepsopleiding.
- Men doet ervaring op met het samenwerkingsplatform: Quickplace van Lotus-IBM.
- Het KM-team van Roland Duchateau besteedde veel aandacht aan de ondersteuning van CoP’s.
- Veel energie gaat ook naar het inburgeren van het begrip Community. Communities zijn immers een nieuwe organisatievorm. En zoals in zoveel organisaties kenden de meeste managers en medewerkers alleen lijn- en stafdiensten als organisatievorm, en slechts een minderheid kent andere vormen zoals projectgroepen. Het was en is dan ook belangrijk om de rollen van sponsor, secretaris en voorzitter van een Community te laten aanvaarden door de managers. (Zie ook Officiële Communities of Practice).
Het is duidelijk dat een belangrijke toegevoegde waarde van een CoP ligt in de jobondersteuning: de impliciete ervaringskennis wordt er makkelijker doorgegeven en gecapteerd. (Zie ook Spontane Kennisnetwerken). Het is ook duidelijk dat “verplichte samenwerking” niet werkt. Overtuigen door goede voorbeelden en bekomen resultaten werkt wel!
2004 kende een ware Community-“boom”! Tegen eind 2004 waren er meer dan 50.
Onderstaand scherm van het VDAB-Intranet geeft u een idee van de rijkdom.
In 2005 zet de stijging zich door. Er is nog meer spontane vraag naar communitywerking.
- Doordat er zoveel mensen bij Communities betrokken zijn wordt de opleiding in het samenwerkingsplatform een zware belasting. Daarom komt er een basisopleiding via een “virtuele klas”, een vorm van e-learning dus.
- Een voorbeeldig initiatief is de “Dag van De Communities”: een intere studiedag voor 150 Top en Middle managers, en voor experten. Verschillende Communities stellen zich voor met standjes. In een 5-tal workshops worden managementaspecten van de C’werking besproken en een externe spreker houdt een lezing over het belang van C’s in leerprocessen.
Vanaf 2006 moet er niet veel meer gewerkt worden aan de kwanititeit, maar des te meer aan de kwaliteit. Sponsoren, coördinatoren en secretarissen worden verder geresponsabiliseerd. Vooral de strategische Communities zullen werken met een expliciete missie, jaarlijkse doelstellingen en middelen. Maar dit is nog steeds gefundeerd op de spontane interesse tot samenwerking.
Het besluit is duidelijk: Communities are here to stay. De rol van de stafdienst Kennismanagement blijft belangrijk: niet alleen bij de voorbereiding en begeleiding in het begin, maar ook via blijvende stimulering, zowel door de KM-staf naar trekkers toe als door trekkers naar de leden.
Reacties