Van PC naar CC !

Verleden week praatte ik met een directeur van de juridische afdeling van een grote organisatie. Zijn afdeling staat aan de vooravond van het invoeren van een elektronisch systeem om dossiers te beheren. De man maakte een zeer pertinente observatie: "weet u meneer Warmoes dat ons collectief geheugen voor de PC er beter voorstond? Alle papieren en briefwisseling werd in 1 papieren dossier bij gehouden. Als we iets willen weten over een juridisch standpunt dat we ingenomen hadden, dan konden we dat in dat papieren dossier zien. Het was traag om terug te vinden in het archief, maar alle stukken zaten samen. Met de invoering van de PC zijn veel documenten op de harde schijf van de PC gebleven. Met de e-mail is het nog verergerd, want ook interressante correspondentie bleef op de PC, en niet meer in het dossier. De grote uitdaging waar we voor staan is om opnieuw een volledig dossier te hebben. Pas als dat lukt zal het elektronisch werken ook op kennisgebied een voordeel hebben. Maar zelfs dan nog blijven we met een probleem: wat gebeurt er met de dossiers uit de gemengde periode: papier-elektronisch? Moeten we investeren in het wedersamenstellen van die dossiers? Zoniet zitten we met een gat in ons kennisgeheugen!"

Het woord Personal in Personal Computer is dus een ramp op kennisgebied. Geef mij dan maar een CC, een Collective Computer.

(Zie ook een vorige blogbijdrage over virtuele bureaus)

Comments

[Geplaatst door: Marnix Catteeuw]

In papieren archieven kun je inderdaad eenvoudig een antwoord vinden op een simpele vraag. Het wordt al moeilijker met complexere vragen zoals : hebben we ooit een geval (project) afgehandeld waarin onderwerp xyz aan bod kwam. En hoe dikwijls moet je hiervoor geen beroep doen op een goede bibliothecaris / archivaris die van elk dossier (meestal uit het hoofd) weet waarover het gaat.

Met de huidige electronische middelen (full text search op documenten bvb) kann dit nu wel. We mogen echter niet uit het oog verliezen dat veel van de huidige electronische informatie onleesbaar zal zijn voor de applicaties van morgen.

Misschien is het maar goed om regelmatig iets te vergeten. Anders gaan we misschien 2000 jaar oude boeken letterlijk interpreteren in de cultureel-economische context van vandaag. En daar zijn al genoeg oorlogen voor gevoerd.

[Geplaatst door: Willy Verellen]

Deze collective computer bestaat toch al: internet. Dit onderwerp zelf wordt nu toch collectief besproken en opgeslagen. Hoe zouden we deze discussie gevoerd hebben in het papieren tijdperk?

[Geplaatst door: Ludi Verhaegen]

Het probleem is niet de PC. Vroeger kon je in je PK (Persoonlijke Kast) ook dokumenten steken die dan verloren waren voor het collectief. Vroeger hadden we dokumentalisten en bibliothekarissen om informatie te beheren. Met de PC is het zo gemakkelijk geworden om het zelf te doen, dat niemand het nog doet.

[Geplaatst door: Bernard vandecavey]

On pourrait également parler de l'émergence d'IC...

Nous assistons aujourd'hui à une profusion d'individualités qui s'agrègent dans des collectifs.

Les forums regroupent les internautes selon leur affinité, leurs goûts ou leur profession, ... On peut y constater une véritable forme d'entraide, pour peu que les formes soient mises.
Les blogs sont une autre évolution de la page perso des années quatre-vingt dix, intéressants de par leurs commentaires, rétroliens et fils RSS intégrés. Wikipédia, avec le bien et le mal que l'on peut en dire constitue un exemple d'intelligence collective.
Les tags sont un autre aspect très intéressant des blogs et autres sites communautaires. Ajoutés le plus souvent par les internautes, sans validation ni référence à une autorité lexicale, ces mots-clés donnent une bonne vision du contenu d'un article, d'une rubrique ou même d'un site entier.

Autant d'indices qui laissent à penser que les potentiels existent.

[Geplaatst door: Anne Dosière]

Dans l'exemple cité, une des préoccupations me semble être celle de l'unité documentaire. Tous les documents concernant une 'affaire' doivent pouvoir être retrouvés. Pourtant si on estampille tous ces documents d'un même numéro de dossier par exemple, l'unité du dossier peut alors être préservée. Pour autant bien sûr, qu'une discipline personnelle soit instaurée, et que les emails par exemple soient aussi mis dans le système de gestion documentaire

[Geplaatst door: Cappelle]

De voordelen of de output van een digitaal documentatiesysteem zijn nog groter dan men nu al denkt. De output bepaalt voornamelijk wat je uit het systeem wil halen: zoeken efficiënter maken, uniformiseren naar processen zodat informatie terecht komt bij de juiste persoon en in het juist kleedje of simpelweg nieuwe vormen van informatieoverdracht creëren zoals bij Belga. Met betrekking tot de problematiek is een tussenpersoon onontbeerlijk; deze kent het oude systeem en weet alle voordelen te optimaliseren naar het nieuwe systeem, een soort informatiemanager die de normen en huisregels doet naleven opdat het systeem de overbrugging kan realiseren.

[Geplaatst door: Dirk Cornette]

Het overgaan van het papieren klassement naar zijn electronische variant is samengevallen met een focuswijziging. Een verhoogde self-service heeft geleid tot een gewijzigde taakverdeling : iedereen klasseert informatie zelf, zonder een degelijke vorming, met een verminderde aandacht om achteraf informatie snel te kunnen terugvinden (niet enkel voor zichzelf, maar voor een ganse groep). Het is belangrijk om duidelijke afspraken te maken (zeker als het gaat over bedrijfskritische informatie). Er is niet enkel een informatiemanager nodig die de normen en huisregels uittekent en communiceert, maar tevens "informatie stewards" die zich vooral bezighouden met de vorm. Is de naamgeving correct, op de juiste locatie gestockeerd, met de juiste toegangsrechten,...
In afwachting van de optimale searchtool die ons exact dat stukje informatie teruggeeft wat we nodig hebben, blijft het correct klasseren van informatie 'key'.

[Geplaatst door: Zilli]

Great work.