Als burger moeten we regelmatig formulieren invullen. Deze komen in grote mate van de overheid, maar ook van bedrijven, zoals bij het nemen van een abonnement. Als we die met de hand moeten invullen en opsturen, dan zijn de problemen voor de hand liggend:
- Je kan dingen verkeerd invullen, zoals een banknummer. Nochtans kan je automatisch controleren of een banknummer wel kan kloppen;
- De ontvanger moet alles weer herintikken, met bijhorende kans op fouten. Uiteraard betekent herintikken ook een productiviteitsverlies!
Over die thematiek was er op 12 juni een conferentie ingericht door 4INSTANCE Public Management met steun van Adobe.
Het ligt dan ook voor de hand dat proces te willen automatiseren met een webapplicatie. Maar zo simpel is het ook niet altijd. Er is bvb. het probleem van de authentificatie: hoe gaan we nagaan of diegene die invult wel degelijk de persoon waarvoor die zich uitgeeft? De Elektronische Identiteitskaart (EID) is hierbij veelbelovend, maar staat nog maar aan het begin van zijn loopbaan. Nog niet iedereen heeft zo'n kaart, laat staan een lezer. Daarenboven vereisen veel documenten wettelijk een handtekening op papier!
Daarom bestaan er tussenoplossingen. Neem nu een formulier in het zeer ruim verspreide PDF-formaat.
Ten eerste zijn er intelligente formulieren:
- Velden, zoals het bankrekeningnummer, worden automatisch gecontroleerd.
- De structuur van het formulier past zich aan de inhoud aan. Bvb. als iemand opgeeft dat die gehuwd is, dan verschijnen velden om de gegevens over de echtgeno(o)t(e) in te geven.
- En uiteraard kan de leverancier het formulier voorinvullen met gegevens waarover die reeds beschikt zoals het adres
Ten tweede kan de ontvanger van het formulier vermijden om afgedrukte formulieren met handtekening opnieuw te moeten intikken. Dat gebeurt niet met optische karakterherkenning (OCR) want dat is niet foutloos genoeg. Hoe dan wel? Bij de afdruk wordt een barcode afgedrukt met de ingevulde informatie. Deze wordt dan gescand en herintikken is dan niet meer nodig. Het voordeel van barcode is dat je bij het scannen zelf weet of er juist of verkeerd is gescand.
Met dergelijke technologieën zitten we dus niet meer voor het dilemma: of papier of elektronisch. We kunnen flexibel de gehele levenscyclus van een document managen. Wellicht daarom heten de producten van Adobe LiveCycle.
Klik hier voor de getuigenis van de Federale Overheidsdienst Financiën. (een Federale Overheidsdienst of FOD is wat vroeger een ministerie heette)
Dag Steven, dit is een prima synthese van de conferentie. Wegens de evolutiviteit van onze software is de nieuwe versie reeds te exploreren via http://www.adobe.com/products/livecycle/ - onverwijld zal deze informatie ook in de talen van Conscience en Voltaire beschikbaar komen.
beste groeten, Peter
Geplaatst door: Peter Van den broeke | 25 juni 2007 om 10:19