De Kennisstad: governance voor KM, Enterprise 2.0 en Social Business.

De laatste jaren ben ik veel bezig met het ontwerpen van Intranetten, al dan niet gebaseerd op MS SharePoint, die geschikt moeten zijn voor Kennismanagement. Verschillende functionaliteiten dienen daarbij geïntegreerd zoals

• Document Management;
• Collaboratieve systemen met discussiefora, kalenders, adressenlijsten, takenlijsten… ;
• Social Software, zoals Blogs en Wikis;
• Televergaderfaciliteiten;
• Zoekfuncties, zowel naar documenten als naar mensen.

Hierbij is gebleken dat metaforen uit de architectuur en de stedenbouw of urbanisatie handig zijn om tot oplossingen te komen. Het gaat ten slotte om het organiseren van het virtueel samenwonen!

Lezers van de deze blog weten al dat ik voor sites voor groepen graag bouwmetaforen zoals kenniswinkel en virtuele bureau gebruik. Je ziet hierbij al het beeld opduiken van een virtuele kennisstad met een "shopping center", "kantoorgebouwen", openbare "nutsvoorzieningen" zoals toegangswegen, toegangsbeveiliging…

Je hebt dan ook analoge functies nodig als in de bouwwereld:

Een architect ontwerpt voor en met de interne klant zijn virtueel gebouw. De architect analyseert de behoeftes van de klant, en ontwerpt ook de organisatie, o.a. wie is verantwoordelijk voor welke inhoud? Wie mag lezen, schrijven, wijzigen? Hoe gebeurt de opleiding en begeleiding van de gebruikers? Hoe wordt de bestaande content overgebracht? Hoe wordt gearchiveerd?
De klant is dan ook een bouwheer die het eindontwerp moet aanvaarden of bijsturen (of weigeren). De architect regelt ook doorgaans de samenwerking met de aannemers, die bvb. webtoepassingen programmeren.

De Urbanist ontwerpt de "stedenbouwkundige regels" waaraan de architect moet voldoen, zoals vormstandaarden. De Urbanist wijst ook de plaats aan van het virtueel gebouw op het stadsplan, en zorgt voor duidelijke toegangswegen, en de zoekbaarheid van inhoud in het gebouw. Ook het beheer van standaard metatdata en documenttypes zoals sjablonen voor vergaderverslagen en procedures behoren tot zijn bevoegdheid.
De urbanist zoekt of er synergie mogelijk is tussen de verschillende individuele aanvragen. Als verdediger van het algemeen belang moet ook de urbanist het eindontwerp officieel aanvaarden.
De urbanist maakt ook een toekomstig stadsplan waarin er ruimte voorzien is voor toekomstige woonbehoeftes en stimuleert (toekomstige) bewoners voor een effectief virtueel samenwonen en –werken..
Verder is de urbanist verantwoordelijk voor de relaties met de leveranciers van technische infrastructuur, typisch de ICT afdeling.

Binnen de regels van stedebouw en het ontwerp van de architect beheert een (kennis)secretaris bij de klant de lokale inhoud en de goede organisatie. Doorgaans blijft er voor de kennissecretaris nog ruimte om enige binnenhuisarchitectuur te doen, zoals lokale sjablonen en trefwoordsystemen, een prikbord toevoegen… Het woord secretaris is hier dus niet te beschouwen als iemand die uitvoerende administratieve taken doet, maar als een bestuurslid die een vertrouwenspersoon is van een voorzitter of directielid. (In het woord secretaris herken je trouwens het woord secret wat wijst op het vertrouwen. Secret in het Nederlands is geheim. En de woordwortel "heim" betekent huis, dus weer een bouwmetafoor.)

Bovenstaande principes vormen dan ook de basis voor de zgn. governance van een web 2.0 intranet. Of om het nog nieuwer te zeggen, de basis voor enterprise 2.0.

Toevoeging in september 2010. Bovenstaande blijft onverminderd geldig voor (interne) Social Business met toevoeging van functionaliteiten zoals microblogging à la Twitter, of social networking à la LinkedIn en Facebook. Om de conversaties met het ruimer netwerk in goede banen te leiden is de rol van een Conversation facilitator aangewezen. Deze kan al dan niet samenvallen met de hoger vermelde rol van (kennis)secretaris.

Toevoeging in oktober 2018. Het zwaartepunt heeft zich ondertussen verlegd van SharePoint naar Office 365 , waarbij Teams de nieuwe standaard wordt voor de virtuele bureau. De rollen van secretaris, architect en urbanist blijft onverminderd noodzakelijk.

Comments

[Geplaatst door: Patrick Van den Sande]

Ivm de "kennisstad".
Begrijp ik het juist als ik zeg dat de architect bvb de manager van het kennismanagement zou zijn, de urbanist eerder vanuit ICT wordt ingevuld, en de secretaris echt de auteur is, zeg maar de business expert die inhoudelijk voor de informatie zorgt?

[Geplaatst door: Steven Warmoes]

Beste Patrick

De business Expert zorgt inhoudelijk voor de informatie.
De kennissecretaris bewaakt de inhoud van een specifiek gebied, waar meerdere business experten kunnen aan bijdragen. De kennissecretaris werkt binnen een bepaalde architectuur, en behoort tot de afdeling of Community die met die kennis bezig is..
De urbanist werkt voor heel de organisatie, maar werkt niet vanuit de ICT organisatie omdat de urbanist functioneel-organisatorisch werkt. Je vindt die typisch bij een centrale dienst KM of Interne Communicatie.
Een architect, die binnen de regels van de urbanisatie ontwerpt, kan zowel bij een centrale dienst werken, of in een lokale dienst, in staf van een lijnmanager. In kleine organisaties is de urbanist en de architect vaak eenzelfde persoon.