Onlangs zat ik in de jury voor het ingangsexamen voor de Masterprogramma’s van de Vlerick School voor Management. Tijdens de middagpauze kwam het gesprek met de andere alumni-managers op het onderwerp Kennismanagement. De eerste vaststelling was dat niet iedereen vandaag al een precies beeld heeft van KM. En bij nader toezien ziet men het belang van bvb. Communities of Practice om een duurzaam performant collectief brein te hebben. Maar ja, kennisbeheer is dus belangrijk, maar is het wel dringend? En geraken organisaties die vooral korte termijn objectieven hebben ooit wel aan een systematisch kennisbeheer?
De realiteit is inderdaad dat KM vaak start via een acuut kennisprobleem, en dat dan in het verlengde daarvan KM gesystematiseerd wordt.
Acute kennisproblemen zijn bvb.:
- Er gaan experts weg, en de kennis moet dringend overgedragen worden; Of nog intenser: onze babyboomers gaan ons massaal verlaten, en we moeten een globaal programma voor kennisoverdracht opzetten.
- Onze documentatie dreigt permanent verouderd te zijn en geraakt niet snel genoeg up to date en bij iedereen;
- Onze klanten krijgen niet snel genoeg antwoorden op hun vragen, en de antwoorden zijn niet overal even juist;
- Onze omgeving verandert heel snel. Hoe volgen we het nieuws en de trends efficiënt op en hoe trekken we op tijd de juiste conclusies?
- We hebben SharePoint gekocht, maar we zitten vast om die documenten en collaboration sites goed te klasseren en vindbaar te maken;
- We zijn een geografisch gespreid bedrijf, en op te veel plaatsen wordt het zelfde wiel opnieuw uitgevonden;
- Ouderen en jongeren willen het elk op hun manier doen en leren niet van elkaar;
- Ons kenniswerk zoals ontwerpen heeft een te grote doorstroomtijd. Kan dat niet sneller?
- We willen kennis delen en ontwikkelen met partners, maar hoe pakken we dit aan?
- Er is een plotse reorganisatie, en veel mensen moeten nieuwe taken met nieuwe kennis uitvoeren, maar er is bijna geen documentatie, laat staan georganiseerde opleiding;
- Idem bij snelle groei;
- We gaan een nieuwe strategische richting uit, en daarvoor moeten we collectief snel een stuk nieuwe métier leren.
Een eigenlijke functie KM in een organisatie zorgt voor know how om dergelijke problemen niet alleen aan te pakken, maar ook om ze vroeg genoeg te detecteren en ze preventief aan te pakken.
Reacties