Op 15 oktober geef ik opnieuw het seminarie Kennismanagement in een Microsoft omgeving bij I.T.Works.
Onlangs vroeg een klant me: waarom leg je de focus op SharePoint? Is dat de beste tool?
De hoofdreden is dat in zeer veel organisaties SharePoint aanwezig is. En als je een (kennis)probleem kan oplossen met een tool die er al is, waarom zou je een nieuwe tool in je organisatie halen, met de bijhorende licentiekosten, supportkosten, leercurves...? Zeker de leercurve bij de gebruikers zijn belangrijk. Aangezien de meesten met MS Office werken, is de integratie van MS Office met MS SharePoint een troef. Je ziet trouwens dat Microsoft dit ook sterk uitspeelt met Office 365 waar je Office, SharePoint, Exchange, Yammer (als social bedrijfsnetwerk) en Skype for business in 1 pakket kan aanschaffen. Voor kleine organisaties heeft die cloudoplossing trouwens ook het voordeel dat je geen interne installatie met bijhorende support nodig hebt. De instapdrempel voor SharePoint is dus voor velen laag.
Is SharePoint dan de beste tool? Je kan SharePoint vergelijken met een Zwitsers zakmes. Het heeft voor alle (kennis)functionaliteiten een behoorlijke tool. Maar die individuele tools zijn niet noodzakelijk de beste. Er zijn bv. duidelijk betere Wiki's of blogtools op de markt. De vraag is dan of de tools in SharePoint goed genoeg zijn voor je toepassing. Want als je een "best of breed" keuze maakt, met voor elke functie het beste pakket, dan heb je voor elk pakket weer support, en vooral een leercurve voor de gebruikers. Je moet dus een duidelijke business case hebben om niet je bedrijfsstandaard te gebruiken. Nu kan je die businesscase duidelijk maken door een prototype in je bedrijfsstandaardsoftware te maken. Je kan dan duidelijk zien waar de eventuele beperkingen liggen. In een SharePointomgeving is een prototype vaak in enkele dagen gemaakt. Vertrek je vanuit een SharePoint omgeving, dan kan de ontbrekende functionaliteit vaak opgelost worden door apps of pakketten van derden (bv. Nintex voor workflow), of door programmatie. Maar soms moet je inderdaad overstappen naar een Best of Breed. Veel Best of Breed tools voorzien trouwens interfaces naar SharePoint, bv. naar het documentbeheer. En zoals gezegd, een prototype laat je toe om meer precieze specificaties te maken, waardoor je ook beter de definitieve tools kan kiezen, en meer passende prijzen krijgt.
Nog dit: het seminarie Kennismanagement in een Microsoft omgeving is ook geschikt voor mensen aan de business kant die SharePoint goed willen gebruiken voor hun kenniswerk, en een goede gesprekspartner voor ICT willen zijn.
Reacties