Hoe belangrijk zijn bestandsnamen nog?

Dit is een vraag die ik regelmatig krijg in mijn consultingpraktijk of vormingen. Op harde schijven is de bestandsnaam een van de weinige middelen die je hebt om een bestand te identificeren (naast de naam van de folders waar die in zit).

Een typisch voorbeeld: ProjectX_Stuurgroep_2016-02-29_verslag_Jan_Janssens.docx

Maar zodra je met een DMS (Document Management Systeem) werkt zit dat anders. Dan kan je immers meerdere zgn. Metadata aan je bestand hangen. Nemen we een vergaderverslag:

• Type document: verslag (Er bestaat BV. Ook uitnodiging, bijlage bij agenda...)
• Naam van de vergadering: Vb. Project X Stuurgroep
• Datum: datum van de vergadering: 2016-02-29 (niet te verwarren met datum dat bestand is opgeslaan)
• Verslaggever: Jan Janssens (niet te verwarren met de persoon die het bestand heeft opgeladen of gewijzigd)

De bestandsnaam is dan eigenlijk irrelevant. Meer nog, een bestandsnaam is dan iets puur technisch, en die hoeft zelfs niet eens zichtbaar te zijn. Het is dan ook interessanter dat een document een unieke technische identificatiecode heeft, gekend over heel het DMS, zodat een link naar dat document blijft werken zelfs als het document verplaatst wordt. In zo'n geval moet je geen systeem van naamgevingsconventies opzetten, met alle miserie om die te controleren en af te dwingen.

Er zijn natuurlijk subtielekes.

• Soms gebeurt het dat je een bestand moet delen met iemand die geen toegang heeft tot je DMS. In dat geval mail je het bestand. Aangezien je de metadata niet meestuurt, kan de bestandsnaam kan dan wel relevant worden. Je moet dan beslissen of je een goede bestandsnaam hebt op het ogenblik dat je het document in je DMS steekt, of slechts wanneer je het verstuurt. Je kan daarbij een hulpmiddel gebruiken. In bv. SharePoint kan je een metagegeven automatisch aanmaken dat al die metadata aan elkaar ketent. Je hoeft die dan maar te kopiëren als bestandsnaam.
• Omgekeerd kan je ook bestanden van buiten binnen krijgen, zoals een vertaling van een extern bureau. Je steekt die vervolgens in je eigen DMS, en voegt er je eigen metadata aan toe. In dat geval kan je ervoor kiezen om de oorspronkelijke bestandsnaam te behouden omdat die dan een referentie is naar het systeem van de verzender. Als je systematisch samenwerkt met externen is het natuurlijk vaak beter om hen beperkte toegang tot je systeem te geven.
• In een DMS zoals in SharePoint kan je een synchrone kopie van een documentbibliotheek op je C-schijf zetten. Dat is handig om offline aan je documenten te kunnen, bv. wanneer je niet over 4G beschikt. Maar je ziet in de Verkenner dan enkel de bestandsnamen, niet de metadata. En dan is een goede bestandsnaam weer handig.

Het blijft dus in de praktijk vaak een goede gewoonte om een bestandsnaam te kiezen waarmee je het document vlot kan identificeren. Maar een strikt systeem met een strikte discipline is zelden nodig.