Je moet je ergens inwerken. Je krijgt dan een stapeltje documenten, er worden je e-mails doorgestuurd... Daarmee red je het niet: hoe hangen die documenten aaneen? Je contactpersoon legt een en ander uit, en geeft je verdere context. Herken je deze situatie? Documentbibliotheken bevatten deze context niet. In het beste geval heb je een commentaar veld bij een document. Maar in welke volgorde moet je dan de commentaarvelden lezen om heel het verhaal te hebben? In de praktijk zijn er dan nog vaak interessante documenten die via mail zijn verstuurd, maar die niet in een beheerde documentbibliotheek zijn terecht gekomen. En die mails bevatten dan vaak interessante context, waaroms, die evenwel niet in het document zelf staat.
We moeten dus ook de context documenteren, de manier waarop het hele verhaal aaneenhangt.
Je zou kunnen een document maken die de context beschrijft, met linken naar andere documenten. Maar (grote) documenten zijn vaak onhandig: je bent in een (groot) document gebonden aan de volgorde van de topics, en is er slechts één inhoudstafel.
Een wiki is dan handiger. Je kan pagina's maken per topic, en die op meerdere manieren aan elkaar linken. In een wiki kan je zoveel inhoudstafels maken als je wil, bv. aangepast aan de rol die iemand speelt en welke informatie deze daarvoor (niet) moet weten. Dit vereist natuurlijk een secretaris of een redacteur die dat in orde houdt. Dit rol zijn kan gespeeld worden door diegene die reeds de documentbibliotheken in orde houdt.
Want voor gedocumenteerde kennis en informatie die lang moet meegaan (bv. technische installaties, wetgeving...) en waar dus regelmatig rotatie van mensen is, is er op de duur niemand meer die het verhaal van in het begin heeft meegemaakt, en het je mondeling kan uitleggen. Je kan dus geen content managen zonder de context mee te managen.
Nu is het een goed principe om zo weinig mogelijk bijkomend werk te doen om kennis te documenteren. Hoe zou dat kunnen?
Als je nu opeenvolgende mails hebt die zaken aankondigen, en waar op gereageerd wordt, dan kan een blog een interessante vervanger zijn: de aankondigingen (met reacties), de context,... staan dan in chronologische berichten, en zijn voor iedereen toegankelijk, ook voor nieuwe medewerkers. De mail dient is zo'n geval hoogstens als notificatie dat er iets 'need to know' is gewijzigd in de blog, maar die notificatie hoef je niet bij te houden.
Die blog kan op zijn beurt linken bevatten naar documenten in documentbibliotheken. Daar kunnen metadata ook andere contextgegevens bevatten, zoals bv. wie een document heeft goedgekeurd op welke dag... Mails bevatten in elk geval zo weinig mogelijk content in het algemeen, en documenten in het bijzonder.
Ook in je persoonlijk kennismanagement zijn bovenstaande principes nuttig: hoe hou je notities, interessante pagina's, stukken mails, documenten... bijeen in een context? Met document bibliotheken redt je het niet. Notitie-apps zoals OneNote en Evernote zijn hierbij zeer handig. Wist je dat je in die notitietools ook eenvoudige wiki's kan maken? Dat maakt notitie-apps ook nuttig in kleine groepjes voor content en context management. Microblogs spelen dan de rol van traceerbare communicatiekanalen. Het nieuwe Microsoft Teams speelt trouwens handig in op het samenspel tussen OneNote en Chat.
Reacties