"Documenteren we niet beter in Word dan in wikis? Want die wikis schijnen toch niet hun beloftes in te lossen?" Deze interessante vraag kreeg ik onlangs in mijn vorming over KM. Wikis kennen de meesten onder ons van de succesvolle Wikipedia. In principe kan iedereen aan de Wikipedia meewerken. Waarom werkt dat dan niet zomaar in onze organisaties om onze kennis te documenteren?
Wel de wikipedia werkt ook niet zomaar. Er is bv. al een informatiearchitectuur: de pagina's beschrijven elk een begrip, maar er is niet echt een inhoudstabel, hoogstens een impliciete alfabetische sortering; er zijn doorverwijspagina's wanneer een zelfde woord in verschillende contexten een totaal andere betekenis heeft... Er zijn ook duidelijke spelregels over de aanpassing van een tekst die een ander geschreven heeft. En last but not least biedt het Internet een potentieel van miljoenen auteurs.
Dergelijke voorwaarden zijn in onze organisaties bijna nooit vervuld. Wanneer we kennis documenteren willen we niet enkel begrippen documenteren, maar ook procedures en processen, oefenmateriaal, checklists e.d. En soms willen we wel inhoudstabellen, bv.: Wat moet een nieuwkomer weten de eerste drie maanden? En wat daarna? Je kan dus meerdere inhoudstabellen nodig hebben, en die kan je in wiki perfect aanmaken als een lijst met hyperlinks naar de passende pagina's.
Dezelfde wiki kan je ook makkelijk gebruiken om snel iets op te zoeken, als een referentiewerk. Je moet dan wel je kennis modulair opschrijven zodat wat je zoekt hoogstens enkele schermen groot is. Dat kan betekenen dat je bv. een proces beschrijft in grote blokken, en voor de details inzoomt naar deelblokken enz...
Dat betekent dus dat je een hoofdredacteur nodig hebt die de informatiearchitectuur bewaakt: inhoudstabellen, de modules, de sjablonen e.d. En verder heb je per groep onderdelen auteurs nodig die de kennis in orde houden. Je hebt een proces nodig dat naleest op juistheid, begrijpbaarheid... Je kan het in een professionele organisatie niet permiteren zoals bij de Wikipedia dat een thema verweesd achter blijft, of dat er een "wikiwar" ontstaat tussen mensen die een verschillende mening hebben.
Kennis documenteren, en wikis in het bijzonder is dus in eerste instantie een kwestie van organisatie, processen en informatiearchitectuur. Als dat goed zit, dan is de technologie meestal wel goed genoeg.
Helemaal mee eens. Wiki's zijn 'maar' een middel voor het documenteren van kennis. Een duidelijke scope in combinatie met de introductie van auteursrollen en bijhorende verantwoordelijkheden waren cruciaal voor het slagen van onze proof of concept.
Geplaatst door: Dirk Leemans | 26 juni 2018 om 11:34