Al heel lang adviseer ik dat elke groep kenniswerkers standaard een virtuele bureau krijgt, d.w.z. een plaats om documentatie op te slaan, samen content te creëren, weetjes en notities bij te houden, nieuws uitwisselen en nieuwigheden op te volgen...
Deze groepen zijn zeker niet alleen afdelingen zoals je die in het organogram ziet, maar minstens evenzeer zgn. transversale groepen met kenniswerkers uit verschillende afdelingen zoals projectgroepen, productgroepen, procesgroepen... en natuurlijk de onvolprezen communities of practice. In groepen, en in transversale groepen nog meer, moeten kenniswekrers samenwerken die vaak niet fysiek samenzitten.
In organisaties waar SharePoint aanwezig is, was het een goede praktijk om hiervoor een SharePoint Workspace te nemen. Dit werd versterkt doordat iedereen via Office 365 in de cloud een abonnement op SharePoint kan nemen zonder zelf last te hebben van systeembeheer.
Nu is er een nog krachtiger standaardstartpunt in de Microsoftfamilie: MS Teams.
Teams heeft het voordeel dat het basisactiviteiten in samenwerking centraal zet zoals:
- communiceren via chats of webmeetings (zoals Skype), ook met mensen die geen Office 365 abonnement hebben;
- notities bijhouden;
- samen aan documenten werken.
Je kan Teams zowel gebruiken via je PC als via een tablet of smartphone.
En je kan er natuurlijk ook documenten bewaren.
Het krachtige is dat documenten ook in een OneDrive of SharePoint werkruimte zitten, zodat je de krachtige functionaliteiten van metadata kan gebruiken, wat nuttig is als je een kennisbank maakt. Bestaande SharePoint werkruimtes kan je daarenboven koppelen aan nieuwe Teams.
Bemerk in bovenstaand voorbeeld dat je in de linkerkolom alle teams ziet waar je lid van bent. Teams wordt zo je centrale dashboard voor je werk.
Maar er blijft een caveat: je moet in je team blijven afspraken maken over klassementen, welke chatkanalen je maakt en waarvoor ze dienen enz... Het gemak waarmee je een Team aamaakt, vergroot de verleiding alleen maar om er een chaos van te maken. En in een team is de ketting zo sterk als de zwakste schakel. Je moet dus zorgen dat iedereen in je team de functies voldoende in de vingers heeft, en gedisciplineerd de teamafspraken volgt. Nieuwelingen moeten gevormd en ingewerkt worden in de teamafspraken. Het moet dus gemanaged worden.
Sedert deze zomer is MS Teams ook gratis. Dat betekent:
- Dat je kan experimenteren ook als je geen Office 365 abonnement hebt;
- Dat je teams ook kan gebruiken voor je vrijetijdsverenigingen.
De grote concurrent van Teams is Slack.
Reacties