Al meer dan 15 jaar adviseer ik dat elke groep kenniswerkers, weze het in hun afdeling, of in communities of practice, standaard een virtueel kantoor krijgen, d.w.z. een plaats om documentatie op te slaan, samen content te creëren, weetjes en notities bij te houden, nieuws uitwisselen en nieuwigheden op te volgen... Toen ik dit onderwerp verleden week in een vorming over KM behandelde, bevestigden de deelnemers dat door Corona, iedereen nu de technologie ter beschikking gekregen heeft om te telewerken in virtuele kantoren, meestal met MS Teams. Ik kreeg een interessante, maar helaas voor mij voorspelbare reactie: "Het is nu wel een chaos geworden bij ons. Ik zit in verschillende teams: mijn afdeling, enkele projectgroepen en werkgroepen... en die zijn allemaal anders gegroeid of opgebouwd. Sommige teams zijn georganiseerd, in andere doet men maar wat. Een kat vind er zijn jongen niet in terug."
De goede praktijk wijst uit dat je inderdaad enkele rollen nodig hebt:
- Binnen elk team heb je een secretaris nodig die zorgt voor een afgesproken organisatie van klassementen, gebruik van communicatiekanalen... Deze zorgt ook voor vorming en coaching voor de teamleden...
- Om consistentie over teams heen te krijgen heb je globale standaarden en regels nodig voor de inrichting van het virtueel kantoor. Naast algemene standaarden kan je bijkomende standaarden hebben per team soort: een afdeling, een project, een lerend netwerk of community of Practice... Dat kan zich uiten in templates. Voor dit alles heb je een urbanist nodig.
- Een architect helpt een team, en de secretaris in het bijzonder, om vertrekkende van die standaarden het eigen virtueel kantoor af te werken naar specifieke behoeftes.
Meer details over deze goede praktijk vind je in mijn artikel: De Kennisstad: governance voor KM, Enterprise 2.0 en Social Business.
Reacties