"Leerlingen leren info niet meer omzetten in kennis" schrijft Philip Brinckman, Voorzitter commissie Beter Onderwijs, in De Standaard van 4 juni jl. Zijn argumenten zijn ook interessant voor vormingsinitiatieven in organisaties, zoals een kenniscentrum / vakschool / academie:
Analoog betekent het in onze organisaties dat je er niet komt met enkel kennis (multimediaal) te documenteren in systemen à la SharePoint in MS365. Je hebt ervaren mensen nodig die je gidsen, coachen, vormen... om het in de vingers te krijgen. En om informatie en kennis verder te doen vloeien en groeien heb je lerende netwerken nodig, communities of practice, die meer doen dan enkel vorming, maar ook leren uit ervaring, experimenten enz...
Zie ook mijn artikel: Wat is Wijsheid ? En het verschil tussen Kennen en Weten ?
Al meer dan 15 jaar adviseer ik dat elke groep kenniswerkers, weze het in hun afdeling, of in communities of practice, standaard een virtueel kantoor krijgen, d.w.z. een plaats om documentatie op te slaan, samen content te creëren, weetjes en notities bij te houden, nieuws uitwisselen en nieuwigheden op te volgen... Toen ik dit onderwerp verleden week in een vorming over KM behandelde, bevestigden de deelnemers dat door Corona, iedereen nu de technologie ter beschikking gekregen heeft om te telewerken in virtuele kantoren, meestal met MS Teams. Ik kreeg een interessante, maar helaas voor mij voorspelbare reactie: "Het is nu wel een chaos geworden bij ons. Ik zit in verschillende teams: mijn afdeling, enkele projectgroepen en werkgroepen... en die zijn allemaal anders gegroeid of opgebouwd. Sommige teams zijn georganiseerd, in andere doet men maar wat. Een kat vind er zijn jongen niet in terug."
De goede praktijk wijst uit dat je inderdaad enkele rollen nodig hebt:
Meer details over deze goede praktijk vind je in mijn artikel: De Kennisstad: governance voor KM, Enterprise 2.0 en Social Business.
Hoe ver geraak je met ICT in kennismanagement? Zelf ben ik in enkele vrijwilligersorganisaties kennismanager. I walk my talk, en het documenteren van kennis is er, durf ik wel zeggen, goed georganiseerd. Vloeit de kennis dan beter?
Het ter beschikking stellen van een goede kennisbank is in de praktijk onvoldoende.
Niets vervangt een kennisbank, maar een kennisbank vervangt niets.
Bij het opzetten van ICT-systemen ter ondersteuning van kennismanagement, zoals Microsoft 365 komt steevast de volgende vraag: moet iedereen aan alles kunnen? M.a.w. staan de schrijf- of leesrechten aan op ale folders, documentbibliotheken, lijsten... ? Voor je het weet zit je in een discussie over bedrijfscultuur: open of gesloten. Ik moet er geen tekeningetje bij maken dat dit tot spanningen kan leiden.
Nochtans zijn er enkele goede praktijken die die discussie kunnen ontmijnen.
Laat mij dit illustreren met een verhaal. Een juridische dienst wil slechts een beperkt aantal documenten consulteerbaar maken voor de andere diensten. Immers, een niet juridisch geschoolde persoon zou sommige documenten verkeerd kunnen interpreteren, en er dus verkeerde conclusies uit trekken. De juristen stelden daar een goede praktijk tegenover: contacteer ons als je een vraag hebt, en als je probleem kan opgelost worden met een van onze documenten, dan gaan we je dat document graag geven. Maar we willen daarvoor wel graag eerst met jou je vraag onderzoeken en goed interpreteren. Kennis als een service dus. Zelf een document opzoeken (met de zoekmotor) en interpreteren is dan een self-service, maar dat kan gevaarlijk zijn.
Stel nu dat die documenten intern aan de dienst toch allemaal zouden vrij consulteerbaar zijn, dan krijg je natuurlijk een veel langere lijst met zoekresultaten. En dan duurt het vaak langer om het passende document er uit te halen. Meer nog, je gaat misschien het passende document niet eens vinden!
En stel dat ook de onafgewerkte documenten ook vindbaar zouden zijn door mensen buiten de dienst, hoe gaan ze weten welke documenten af en betrouwbaar zijn?
Goed kennismanagement betekent dus het (onder)scheiden van:
En uiteraard heeft niemand er een probleem mee dat confidentiële documenten afgeschermd worden.
Wellicht herken je deze situatie: je hebt in je organisatie een of meerdere topexperts, en deze hebben veel nuttige kennis en ervaring die evenwel (nog) niet gedeeld is. Topexperten hebben doorgaans deep smarts, subtiele diepe inzichten en methodes. Nextperts zijn mensen die als opdracht hebben om niet alleen zelf die expertise op te doen, maar ze dan ook weer door te geven. Zij gaan die kennis documenteren, er opleidingen van maken e.d. Daarvoor is het belangrijk dat Topexpert(s) en Nexpert(s) op leerrijke taken samen werken zodat de (onbewuste) kennis in aktie kan komen, of het ontbreken ervan bij de Nextpert zichtbaar wordt. Nabesprekingen laten toe om die kennis dan beter te expliciteren. Kan het leren niet in concrete taken, dan kan teruggegrepen worden naar verhalen van ervaringen waar de topexperts zelf veel uit geleerd hebben...
Om op zoek te gaan naar Deep Smarts, en om die te kunnen waarderen zijn Nexperts doorgaans geen beginnelingen in het vak, maar zij kunnen zich zeker laten bijstaan door juniors. Je krijgt zo een cascade van expertise. Als al die professionals zich dan groeperen in Communities of Practice dan kan de kennis op systematische manier vloeien, groeien en bloeien.
(De termen "deep smarts" en "nextpert" heb ik van Em. Prof Dorothy Leonard van Harvard Business School.)
De onderwerpen in deze blog komen voor in de consulting, coaching en vorming bij mijn klanten.
Typische onderwerpen zijn
Contacteer me om met uw brainpower het verschil te maken.